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Fundamentos básicos para la gestión de proyectos

Actualmente para las organizaciones es vital saber en todo momento cuál es el estado de los proyectos en los que están embarcados, el alcance de aquellos que tienen pensado ejecutar y los resultados de los que han sido terminados.

La gestión de proyectos se enfoca en la planificación de las actividades, en programas y luego, mientras se está en el proceso de ejecución del proyecto, realizar un adecuado control de dichas actividades.

Para gestionar un proyecto específico, es importante mantener tres factores bajo control: tiempo, costo y alcance. El manejo que se requiere de estos elementos debe ser adecuado, ya que las diferencias pueden generar un conflicto y por ende el fracaso del proyecto.

El propósito de la gestión de proyecto es muy claro, administrar, planificar, coordinar, seguir y controlar  todas las actividades  y los recursos asignados, a través del buen uso de conocimientos, destrezas y técnicas para una operativa ejecución del proyecto.

La gestión de proyectos se hace notar desde su selección, cuando se escoge uno sobre otros, pues un proyecto debe tener objetivos claros y un alcance bien definido, y que los resultados estén dentro del mismo, por ello tienden a tener una duración limitada y cuentan con un equipo único y multidisciplinario.

¿Qué es un proyecto?

Es un esfuerzo emprendido para crear un producto, servicio o proceso. Por lo tanto, puede ser un resultado tangible (producto) o un resultado intangible (servicio o proceso) que busca la obtención de un fruto exclusivo, original y único.

¿Qué es un Project Manager?

Es la figura principal de toda gestión de proyectos, es el responsable de que el proyecto consiga los objetivos programados al inicio y es quien lidera la ejecución del mismo.

¿Cómo es el ciclo del proyecto?

Todo proyecto debe seguir un flujo de procesos más o menos estándar. Este flujo permite a todo el equipo tener una perspectiva clara al comienzo, trabajos a realizar, objetivos a conseguir y la finalización del mismo.

Por lo que se puede decir que, todo proyecto tiene su propia vida y empieza en el momento en que surge algún problema que se necesita solucionar.

Fases del ciclo de vida de un proyecto

  • Estudio: viabilidad o estudio inicial.
  • Análisis: se modelan las necesidades a través de diagramas.
  • Diseño: se diseña un sistema determinado de módulos componentes del sistema, de acuerdo a una jerarquía apropiada.
  • Implantación (desarrollo): codificación e integración de los módulos con técnicas de programación estructurada.
  • Generación del test de aceptación: se preparan un conjunto de casos para efectuar las pruebas del sistema.
  • Garantía de calidad: se efectúa el Test final de aceptación del sistema.
  • Descripción de procedimiento: elaboración de la descripción formal del nuevo sistema: manuales de usuario, manuales de sistema, manuales de procedimiento.
  • Conversión de la base de datos: esta actividad solo se realiza cuando existen sistemas funcionando.
  • Instalación: capacitación, es la actividad final.

En resumen, los proyectos se planifican para que puedan ser finalizados y alcancen gran parte de los objetivos previstos. Por tanto, la gestión de proyectos es vital en un entorno tan cambiante y dinámico como el que vivimos en la actualidad.

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